Ako si zorganizovať čas, aby ste si mohli konečne vydýchnuť

Pomôžeme vám zorientovať sa v chaose a prevedieme vás praktickými krokmi, ako si správne zorganizovať čas a naplánovať deň. Aby ste si večer mohli pokojne vydýchnuť a sústrediť sa na seba.

Ako sa vymaniť z cyklu odkladania a zorganizovať si čas

Ak sa topíte v úlohách, v prvom rade sa musíte z celej situácie dostať – zorientovať sa vo všetkom, čo sa deje, dostať to z hlavy a vyriešiť základnú organizáciu času. Uvidíte, že sa hneď budete cítiť o niečo lepšie. Pôjdeme na to v štyroch krokoch.

1. Zmapujte si všetky úlohy a povinnosti

Začnite s tými pracovnými a študijnými. Spíšte si všetky úlohy, čo vám ležia na stole, všetky projekty, ktoré vás čakajú, a takisto pravidelné činnosti. To môže byť napríklad písanie mesačných reportov, pravidelné porady apod. Je potrebné získať čo najlepší prehľad.

To isté urobte aj s osobnými úlohami. Spíšte si aktuálne povinnosti od dohodnutia návštevy zubár až po nákup darčeku k blížiacim sa narodeninám. Jednoducho všetko, čo nosíte v hlave. Ak máte pravidelné náročnejšie úlohy v domácnosti (napríklad kosenie trávy), hoďte ich takisto na papier.

2. Stanovte si priority

Možno vás vydesí, koľko sa toho na zozname objaví. Ale žiadny strach, postupne to zredukujeme.

Často sa cítime zahltení preto, že sa nevenujeme tomu, čo je skutočne dôležité. Keď sa potom blíži deadline, príde stres. Preto musíme úlohy prioritizovať. Skvelou pomôckou je Eisenhowerov princíp. Podľa neho úlohy rozdelíte do štyroch kategórií na základe ich dôležitosti a urgencie.

Nemôžete sa rozhodnúť, čo je dôležité? Skúste využiť Paretovo pravidlo. Podľa neho nám 20 % úsilia (v time management čas) prináša 80 % úžitku (príjmu). Hľadajte činnosti, ktoré majú najväčší dopad na váš celkový výsledok.

3. Mažte, delegujte alebo požiadajte o pomoc

Potom prichádza čas sa najdôležitejších úloh zbaviť. Buď tým, že ich delegujete alebo ich jednoducho neurobíte. Skutočne nemusíte všetko zvládať sami. Môžete zadať prácu niekomu v tíme, najať externistu alebo zájsť so svojím zoznamom úloh za nadriadeným a požiadať ho, aby ste prioritizáciu vyriešili spolu.

Kým sa vymotáte z najhoršieho, čo si pre jedenkrát pozvať pani na poriadne upratovanie alebo dohodnutý nedeľný obed vyriešiť pozvaním rodiny do reštaurácie? Určite prídete na mnoho úloh, ktoré nemusíte robiť vy osobne. Za ten kľud v duši to stojí.

4. Väčšie úlohy si rozkúskujte

Poznáte ten pocit, keď pred sebou máte veľkú úlohu, ale stále ju odkladáte, pretože vlastne neviete, odkiaľ začať?

Práve preto je potrebné všetky veľké úlohy (projekty) rozkúskovať na čo najmenšie časti. Také, ktoré zaberú kľudne len niekoľko minút. Napríklad prípravu prezentácie môžete rozdeliť na rešerš informácií, prípravu osnovy, tvorbu po slidoch, vylepšenie designu apod. Nemusíte robiť všetko naraz. Keď budete mať úlohy naporcované,  krok po kroku ich môžete posúvať vpred, aj keď vám na ne zostane napríklad len pätnásť minút.

Ako si naplánovať deň, aby ste toho čo najviac stihli

Už viete, čo všetko vás čaká. Ďalším krokom je úlohy správne rozplánovať. Použite diár alebo niektorú z time management aplikácií, úlohy nie je dobré nosiť v hlave. Uľaví sa vám.

Plánujte aspoň po týždňoch, kľudne aj po mesiaci. Nestane sa tak, že by ste niečo sľúbili, keď máte napríklad deadline pre mesačný report. Ideme na to:

• Najskôr si na konkrétne dni zapíšte všetky pravidelne sa opakujúce úlohy. Aspoň na mesiac dopredu. 
• Na každý deň si dajte iba jednu náročnú úlohu. Nebudete sa potom cítiť prehltený a lepšie sa sústredíte. 
• Každý deň doplňte o niekoľko menších a menej náročných úloh. Skúste podobné úlohy zoskupiť. Keď sa naladíte na jeden typ práce, pôjde vám to lepšie od roky. Môžete ich rozdeliť napríklad na analytické a kreatívne. 
• Na každú úlohu si stanovte časový limit. Taký, ktorý skutočne môžete splniť. Pomôže vám to držať sa plánu a neskákať od jednej úlohy k druhej. 
• Denný plán neplňte k prasknutiu. Vždy si nechajte čas pre neočakávané situácie.
• Počítajte aj s pravidelnými prestávkami. Venovať pár minút pretiahnutiu, krátkej prechádzke alebo meditácií sa vám niekoľkonásobne vráti.

Zistite, kde vám uteká čas

Často si to ani neuvedomujeme, ale počas dňa odbiehame k nepodstatným činnostiam. Pre väčšinu z nás sú hlavným žrútom času sociálne siete. Môžu to ale byť aj zbytočné schôdzky alebo akýkoľvek iný spôsob prokrastinácie. Skúste si niekoľko dní zaznamenávať všetky svoje aktivity a uvidíte, kde by ste mohli „vyhrať” čas navyše. Večer potom budete mať voľnejší a konečne sa stretnete s priateľmi alebo dočítate tú knihu, čo vám leží na stole.

Metódy time-managementu, ktoré nakopnú produktivitu

Máme hotové plánovanie, a tak sa pozrime na konkrétne metódy time managementu, ktoré pomôžu držať sa plánu.

• Najdôležitejšiu úlohu dňa urobte ako prvú (eat the frog first) – doobeda sa totižto dokážeme najlepšie sústrediť. Keď budete mať najdôležitejšiu úlohu hotovú už okolo obeda, zbytok dňa si udržíte pozitívnejšiu náladu a práca vám pôjde od ruky. 
• Dávajte si deadline – a to aj na úlohy, ktoré jasný deadline nemajú. Vytvoríte si tak pocit urgencie a to vám pomôže sa sústrediť a udržať motiváciu. 
• Skúste techniku pomodoro – to znamená sústredene pracovať 25 minút v kuse a potom si urobiť 5 minútovú prestávku. Pomôže vám to od práce neodbiehať. 
• Namiesto multi-taskingu robte single-tasking – štúdie ukázali, že multi-tasking spôsobuje mozgu stres a znižuje kvalitu našej práce. Zavrite preto všetky nepotrebné okná v prehliadači a zamerajste sa vždy na len jednu činnosť. 
• Vyhraďte si niekoľko hodín na sústredenú prácu – náročné úlohy vám potom pôjde jednoduchšie. Nájdete si kľudnú kútik, vypnite všetky notifikácie a venujte niekoľko hodín hlbokej práci. Potom si dajte pauzu a kľudne sa nejak odmeňte. 
• Nastavte si hranice – to znamená napríklad povedať „NIE”, keď by „ÁNO” znamenalo ísť proti sebe. ALebo si nenechať na seba naložiť príliš, len aby ste ostatným uľavili alebo vyhoveli. Aj to je time-management.

Možno to tak teraz nevyzerá, ale vždy existuje cesta von. Nebuďte na seba ale príliš tvrdý. Zvyknúť si na štrukturovanú prácu a natrénovať disciplínu chce čas. Začnite postupne a oslavujte každý pokrok.

Time management, work-life balance a prokrastinácia sú tak skvelé témy pre terapiu. Žiadny problém nie je „málo závažný”. Odborník vám pomôže zrovnať si myšlienky, stanoviť si priority, nájsť motiváciu a hlavne cestu von z chaosu. V Hedepy ponúkame terapiu online a vybrať si môžete z viac než stovky certifikovaných terapeutov.

Pozrite sa, ako to funguje.