Onboarding zamestnancov: čo robiť a čomu sa vyhnúť

Čo je onboarding?

Onboarding, tiež nazývaný adaptačný proces, je štruktúrovaný proces, ktorý uvádza nových zamestnancov do organizácie. Je to kľúčová fáza, ktorej cieľom nie je iba zoznámiť zamestnanca s jeho novými povinnosťami a pracovným prostredím, ale aj integrovať ho do kultúry a hodnôt firmy. Efektívny onboarding uľahčuje adaptáciu nového zamestnanca, urýchľuje dosiahnutie plnej produktivity a posilňuje jeho pocit spolupatričnosti s tímom a firmou.

Tento proces zahŕňa rôzne aktivity, ako napríklad formálne školenia, stretnutia s kľúčovými osobami, pridelenie mentora a zoznámenie sa s internými systémami a postupmi. Onboarding je nevyhnutnou súčasťou stratégie riadenia ľudských zdrojov, ktorej cieľom je zvýšiť angažovanosť zamestnancov a znížiť fluktuáciu.

Čo je pre-onboarding?

Pre-onboarding je prípravná fáza pred oficiálnym nástupom zamestnanca, ktorá má uľahčiť jeho prechod do nového pracovného prostredia. Táto fáza začína po prijatí ponuky a končí prvým pracovným dňom.

Pre-onboarding zahŕňa napríklad poskytovanie informačných materiálov o firme, jej kultúre, hodnotách a organizačnej štruktúre. Zamestnanec môže dostať prístup k príručkám, organizačným schémam a informáciám o projektoch, na ktorých bude pracovať.

Firmy často tiež organizujú neformálne stretnutia s tímom alebo pozývajú nových zamestnancov na firemné akcie, aby sa zoznámili s budúcimi kolegami ešte pred nástupom. Pre-onboarding môže zahŕňať aj technickú prípravu, ako napríklad zriadenie e-mailového účtu, dodanie potrebného vybavenia alebo nastavenie IT systémov.

Cieľom týchto aktivít je znížiť neistotu nového zamestnanca, skrátiť adaptačné obdobie a vytvoriť pozitívny prvý dojem z firmy. Vďaka efektívnemu pre-onboardingu sa nový zamestnanec cíti istejšie a pohodlnejšie, čo pozitívne ovplyvňuje jeho zapojenie a produktivitu od prvého dňa.

Príklady aktivít počas pre-onboardingu:

• Poskytnutie informácií: Zamestnanec dostane materiály, ako je príručka, popis organizačnej štruktúry alebo informácie o firemnej kultúre.
  

• Pozvanie na tímové stretnutia: Možnosť zúčastniť sa neformálnych stretnutí tímu a spoznať svojich kolegov ešte pred nástupom.

• Príprava pracoviska: Zabezpečenie plne vybaveného pracovného miesta, aby sa zamestnanec mohol sústrediť na učenie a adaptáciu.

Príklad zle vykonaného onboardingu

Kontext: Jan, marketingový špecialista, nastúpil do veľkej technologickej firmy. Bola to jeho prvá práca v obore, takže bol nadšený, ale aj trochu nervózny. Jeho prvý deň však neprebiehal podľa očakávaní.

Deň 1:

• Chýbajúce privítanie: Nikto ho neprivítal, recepčná nevedela o jeho príchode. Strávil hodinu v hale, kým mohol pokračovať.

• Nepripravené pracovisko: Na stole nebol počítač, telefón ani ďalšie základné vybavenie. Musel čakať ďalšiu hodinu, kým IT všetko pripravilo.

• Chýbajúci plán: Nedostal žiadny rozvrh alebo plán prvého dňa ani týždňov. Nevedel, čo má robiť a koho kontaktovať.

• Ignorovanie kultúry firmy: Nikto ho nepredstavil tímu ani mu nevysvetlil firemné hodnoty a očakávania.

• Chýbajúci mentor: Nedostal žiadneho mentora ani „buddyho“, manažér bol príliš zaneprázdnený.

• Nesprávne nastavené očakávania: Rola a projekty, o ktorých sa hovorilo počas pohovoru, boli iné.

Dopad: Jan bol frustrovaný, demotivovaný a začal uvažovať o hľadaní novej práce. Tento príklad ukazuje, ako zlý onboarding môže negatívne ovplyvniť motiváciu a zapojenie zamestnanca.

Príklad správneho onboardingu

Kľúčové zlepšenia:

Príprava a privítanie:

• Plánovanie vopred: Pripraviť pracovisko, vybavenie, prístup k systémom a materiály.

• Uvítacie stretnutie: Predstaviť nového zamestnanca tímu a ukázať mu kanceláriu.

Štruktúra a plán:

• Onboarding plán: Detailný harmonogram prvých dní a týždňov, zahŕňajúci školenia, stretnutia a zoznámenie sa s povinnosťami.

• Príručka pre zamestnancov: Obsahuje informácie o organizačnej štruktúre, postupoch, kultúre a očakávaniach.

Mentorská podpora:

• Pridelenie mentora: Mentor pomáha s adaptáciou, odpovedá na otázky a rieši prípadné problémy.

Kultúra a integrácia:

• Zoznámenie s firemnou kultúrou: Informatívne stretnutie o hodnotách, poslaní a kultúre firmy.

• Integračné stretnutia: Pomáhajú budovať vzťahy s tímom.

Komunikácia a spätná väzba:

• Pravidelné stretnutia s manažérom: Diskusia o pokroku, problémoch a poskytovanie spätnej väzby.

• Komunikačné kanály: Zamestnanec vie, kam sa obrátiť s otázkami.

Školenie a rozvoj:

• Úvodné školenie: Zoznámenie s nástrojmi, systémami a procesmi.

• Dlhodobý rozvoj: Investícia do pravidelného vzdelávania a kurzov.

Prístup k prostriedkom:

• Plne vybavené pracovisko: Všetko potrebné od prvého dňa.

• Príručky a referenčné materiály: Uľahčujú prácu a adaptáciu.

Flexibilita a psychologická podpora:

• Flexibilná pracovná doba: Možnosť práce na diaľku alebo pružný rozvrh.

• Psychologická podpora: Prístup k poradňam a wellness programom.

Stres a výzvy počas onboardingu

Onboarding je jednou z najnáročnejších fáz pre nového zamestnanca. Nové povinnosti, adaptácia na prostredie a začlenenie do tímu môžu spôsobiť značný stres. Nový zamestnanec cíti tlak rýchlo pochopiť postupy, porozumieť firemnej kultúre a splniť očakávania nadriadených a kolegov.

Navigácia zložitým systémom formalít a byrokracie môže byť navyše náročná. Nedostatok jasného vedenia a podpory môže viesť k poklesu motivácie a efektivity práce.

Stres a výzvy pre tím a manažéra:

• Tím sa musí prispôsobiť novej dynamike práce, čo môže spôsobiť neistotu a vyššiu pracovnú záťaž.

• Manažér musí efektívne integrovať nového zamestnanca, poskytovať mu nástroje a podporu a zároveň udržiavať morálku a produktivitu tímu.

Dobre zorganizovaný onboarding plán je preto kľúčový pre podporu všetkých zúčastnených.

Ako reagovať, keď zamestnanec hovorí, že je vystresovaný?

Starostlivosť o pohodu zamestnanca počas onboardingu:

• Priateľská atmosféra: Nový zamestnanec by sa mal cítiť vítaný a podporovaný.

• Mentoring: Pridelenie skúseného zamestnanca, ktorý poskytuje rady a podporu.

• Pravidelná spätná väzba: Časté stretnutia s manažérom zvyšujú istotu a angažovanosť.

• Školenie a rozvoj: Investícia do vzdelávania zvyšuje motiváciu a spokojnosť.

• Psychologická podpora: Prístup k odbornej pomoci a wellness programom.

5 príkladov, čo nerobiť počas onboardingu:

1. Chýbajúca podpora a komunikácia: Zamestnanec sa cíti opustene a demotivovane.

2. Chaotický onboarding: Nedostatok jasného plánu a školenia vedie k neistote.

3. Ignorovanie kultúry firmy: Zamestnanec nerozumie hodnotám a normám firmy.

4. Chýbajúce vybavenie a zdroje: Frustrácia z nedostatku nástrojov a materiálov.

5. Zle nastavené očakávania: Nepresné informácie o roli a povinnostiach znižujú motiváciu.

Prečo je onboarding dôležitý?

Onboarding je kľúčová fáza, ktorá vyžaduje starostlivú prípravu. Nie je to len formalita – buduje vzťahy, dôveru a angažovanosť. Prístup k wellness a psychologickej podpore pomáha zamestnancovi zvládnuť stres a adaptovať sa. Zapojenie manažérov a pripravenosť podporovať nového člena tímu sú nevyhnutné pre úspešnú integráciu.